În acest material o să discutăm despre procedurile de onboarding și offboarding ale angajaților și felul în care acestea contribuie la securitatea datelor companiei.
Dat fiind faptul că atacurile cibernetice sunt tot mai frecvente, iar datele confidențiale circulă în medii digitale, companiile trebuie să își consolideze politicile interne privind securitatea. Două dintre cele mai critice momente în viața profesională a unui angajat – onboardingul (integrarea) și offboardingul (plecarea din companie) – pot deveni vulnerabilități majore dacă nu sunt gestionate corect.
Ce este procedura de onboarding?
Onboardingul reprezintă procesul prin care un angajat nou este integrat în companie, atât din punct de vedere operațional, cât și tehnic. Acest proces implică:
- Crearea conturilor de acces (e-mail, aplicații interne, VPN etc.)
- Alocarea dispozitivelor de lucru (laptop, telefon)
- Informarea cu privire la politicile de securitate și confidențialitate
- Atribuirea drepturilor de acces în funcție de rol
Un onboarding bine implementat înseamnă nu doar eficiență pentru noul angajat, ci și control din partea echipei IT asupra cine are acces la ce informații. De exemplu, implementarea unei autentificări multifactor (MFA) din prima zi poate preveni accesul neautorizat, chiar și în cazul în care datele de conectare ajung să fie compromise.
Tot în această etapă, compania poate decide să folosească un sistem de Single Sign-On (SSO) pentru a simplifica accesul la aplicații multiple, dar și pentru a controla centralizat drepturile utilizatorilor.
Un alt instrument esențial pentru gestionarea accesului este Active Directory, care permite organizarea utilizatorilor, grupurilor și politicilor de acces într-o manieră scalabilă și sigură. Prin integrarea AD, drepturile pot fi alocate automat în funcție de rolul din organizație, iar modificările se propagă rapid în întreaga rețea.
Ce este procedura de offboarding?
Offboardingul este procesul invers – gestionarea plecării unui angajat din companie. Include pași esențiali precum:
- Dezactivarea conturilor și retragerea accesului din sistemele informatice
- Recuperarea echipamentelor companiei
- Asigurarea că datele sensibile nu sunt păstrate sau transmise în mod neautorizat
- Revizuirea eventualelor drepturi de administrator sau acces la platforme critice
Este esențial ca în acest punct să fie dezactivate accesările externe, cum ar fi conturile din cloud sau conexiunile VPN, pentru a preveni posibile breșe.
De ce sunt importante aceste proceduri?
Neglijarea acestor două procese poate duce la:
- Acces neautorizat la informații sensibile
- Scurgeri de date către concurență sau în spațiul public
- Risc de atacuri interne (insider threats), mai ales în cazul angajaților nemulțumiți
- Încălcări ale regulamentelor GDPR și ale altor standarde de protecție a datelor
Pe de altă parte, o procedură clară și standardizată reduce semnificativ aceste riscuri și oferă o viziune clară asupra fluxului de acces la informație.
Printre cele mai frecvente puncte slabe se numără folosirea unor parole nesigure sau păstrarea acelorași credențiale după plecarea unui angajat. Este recomandat ca organizațiile să stabilească politici clare pentru expirarea parolelor și folosirea unor nume de utilizator securizate.
Recomandări pentru companii
- Documentarea clară a fiecărui pas din procesul de onboarding și offboarding este esențială. Procedurile trebuie să fie standardizate, ușor de urmărit și aplicate în mod consecvent în întreaga organizație.
- Automatizarea proceselor contribuie la reducerea erorilor umane și la creșterea eficienței. Soluțiile de tip IAM (Identity and Access Management) permit acordarea și retragerea rapidă a accesului, în funcție de rolul utilizatorului.
- Colaborarea între departamente – resurse umane, IT și securitate – este esențială pentru menținerea unei imagini actualizate asupra accesului utilizatorilor, mai ales în contextul schimbărilor frecvente de personal.
- Revizuirea periodică a drepturilor de acces este recomandată. Auditul lunar sau trimestrial al conturilor și permisiunilor contribuie la eliminarea accesului nejustificat sau învechit.
- Protejarea echipamentelor de lucru este o măsură fundamentală:
- Criptarea datelor prin BitLocker sau alte soluții similare.Configurarea parolelor de BIOS/UEFI și restricționarea opțiunilor de boot.Utilizarea conturilor non-administrator pentru angajați.Implementarea unor soluții de localizare și ștergere la distanță în caz de pierdere sau furt.
- Instalarea și menținerea unor soluții eficiente de securitate endpoint este crucială. Utilizarea unui antivirus și firewall software actualizat ajută la detectarea și blocarea amenințărilor informatice înainte ca acestea să afecteze infrastructura companiei.
- Stabilirea unor politici clare de utilizare a dispozitivelor mobile și a laptopurilor, inclusiv obligativitatea conectării la rețele securizate și utilizarea unei conexiuni VPN pentru accesul la resursele companiei din afara sediului.
- Instruirea angajaților în privința bunelor practici de securitate digitală, încă din faza de onboarding, poate preveni multe incidente. Este recomandată familiarizarea cu subiecte precum autentificarea multifactor (MFA), expirarea parolelor și utilizarea unor nume de utilizator securizate.
- Centralizarea gestionării utilizatorilor și resurselor IT printr-un sistem precum Active Directory permite aplicarea coerentă a politicilor de securitate, alocarea automată a drepturilor și monitorizarea activității utilizatorilor în rețea.
Concluzie
Onboardingul și offboardingul nu sunt doar pași administrativi, ci componente esențiale ale unei politici de securitate eficiente. În lipsa unei abordări riguroase, companiile își lasă ușa deschisă pentru incidente care pot fi costisitoare atât financiar, cât și la nivel de reputație. Iar într-un peisaj digital tot mai imprevizibil, controlul accesului la informație este o necesitate, nu un lux.
Dacă aveți nevoie de ajutor pentru securizarea și administrarea infrastructurii IT a companiei, vă stăm la dispoziție.
Zemernett este o companie de prestări servicii IT care reușește cu succes atât să susțină buna funcționare a infrastructurilor, cât și să propună soluții tehnice personalizate după nevoile clienților, punând activ umărul la dezvoltarea IT a companiilor client.
Cum Îmbunătățește Procedura De Offboarding Securitatea Datelor Companiei | Zemernett
[…] procedură clară de offboarding, aplicată imediat după plecarea unui angajat, este esențială pentru menținerea securității […]
Suport IT: Instalarea și dezinstalarea controlată a aplicațiilor
[…] Procedurile de onboarding reprezintă primul punct de contact dintre angajat și infrastructura IT a companiei. În această etapă, echipa de suport IT instalează doar aplicațiile necesare rolului respectiv, configurate corespunzător și testate pentru compatibilitate. Astfel, se creează un mediu de lucru standardizat și eficient încă de la început. […]